Empresa y Teletrabajo

 

Practicas esenciales y aspectos a tener en cuenta para la contratación de teletrabajadores.

Están comprobados los beneficios que produce el teletrabajo en empresas, trabajadores, profesionales independientes y entrepreneurs, además de sus ventajas para la sociedad y la economía.

Pero es muy importante destacar que para lograr estos resultados hay que tener en cuenta que éstos sólo provienen de programas de teletrabajo o proyectos de teletrabajo exitosos y profesionalmente desarrollados. Algunas empresas o emprendedores han implementado programas de teletrabajo, pero han vuelto al trabajo tradicional al haber tenido una experiencia negativa por no haber realizado los “deberes” y la planificación adecuada.

Algunos aspectos del teletrabajo que deben ser tenidos en cuenta para conseguir el éxito y minimizar problemas son lo que llamamos las siete practicas esenciales para la implementación de un programa o proyecto de teletrabajo.

Como con cualquier nueva tecnología o técnica, el teletrabajo solo trae beneficios cuando es aplicado en las circunstancias correctas, de la manera adecuada. Los principales aspectos que deben ser tenidos en cuenta para que el teletrabajo traiga beneficios cuando se implementa en una estructura en funcionamiento, en un equipo de trabajo o en empresas son:

1. Desarrollar objetivos claros y medibles para el programa de teletrabajo.

2. Utilizar un “Team Lider Interno”: debe ser una persona de nivel gerencial superior que provea soporte general y guía.

3. Utilizar un coordinador del programa de teletrabajo.

4. Requerir entrenamiento en teletrabajo para los supervisores de teletrabajadores, capacitar al personal en la forma de trabajo y herramientas y recursos a utilizar.

5. Asegurar que las posibilidades de desarrollo para los teletrabajadores sigan los mismos procedimientos e indicaciones que las aplicadas para los otros trabajadores.

6. Llevar a cabo un relevamiento de las necesidades tecnológicas del teletrabajador y de la organización.

7. Establecer arreglos formales de soporte técnico para los teletrabajadores.

Generalmente hay muchas otras recomendaciones para implementar planes exitosos, pero está estudiado que estas siete practicas esenciales son fundamentales. A ellas, habrá que sumar aquellas de las no esenciales que mejor correspondan a cada empresa en particular.
Optimizar las prácticas implica implementar conjuntos de herramientas similares pero no necesariamente iguales, incluso en diferentes unidades dentro de una misma organización.

Es interesante notar que practicas usualmente aplicadas, como análisis de costo / beneficio y evaluación formal del programa, aunque son consideradas valiosas, no son vistas como esenciales por la mayoría de los expertos. Esto podría reflejar la preferencia de realidad versus teoría.

Por ejemplo, el análisis de costo / beneficio frecuentemente depende de la difícil y cuestionable tarea de cuantificar factores de los recursos humanos.

Por otro lado, es muy importante determinar quienes van a realizar la tarea de teletrabajador, por lo cual hemos recopilado los aspectos más importantes que tiene que considerar una empresas a la hora de contratarlos.

El Teletrabajo ofrece a la empresa importantes ventajas, como son el ahorro de tiempo y dinero y la posibilidad de optimizar todos los recursos. Sin embargo, para disfrutar de estas ventajas es importante tener en cuenta los pasos a seguir cuando se opera mediante teletrabajo.

En algunas ocasiones, pueden aparecer dificultades a la hora de efectuar una definición y seguimiento de las tareas. Por ello, le ofrecemos algunos puntos a tener en cuenta antes de requerir los servicios de un teletrabajador.

En primer lugar, las empresas y emprendedores, sobre todo aquellas compañías que se inician en el mundo del teletrabajo, deben saber dónde encontrar al profesional o teletrabajador. Con el tiempo, muchas empresas acaban por poseer teletrabajadores de confianza, con los que colaboran periódicamente. No obstante, es importante tener claro dónde acudir para contratar a un teletrabajador, por lo que recomendamos poseer un directorio de webs especializadas en teletrabajo y empresas que proporcionen este tipo de servicios. Asimismo, es importante crear una agenda donde figuren los datos de teletrabajadores que hayan colaborado con la compañía. Puede ser muy útil en determinadas situaciones, ya que los teletrabajadores suelen mantener relaciones con otros profesionales del sector, proporcionando a la empresa teléfonos útiles en caso de urgencia.

La empresa o emprendedor debe realizar un proceso de selección antes de contratar al teletrabajador. Si bien es cierto que el teletrabajo elimina elementos que podrían resultar obstáculos en el caso del trabajo presencial (edad, sexo, minusvalías, proximidad geográfica), el empresario debe fijarse en otros detalles referentes a la experiencia profesional y la formación específica, certificaciones, cursos, seminarios, conferencias, etc. Por otra parte, es importante tener presente que toda entrevista de trabajo responde, en mayor o menor medida, a criterios puramente subjetivos. El responsable de selección tendrá en cuenta la sensación de responsabilidad y confianza que le transmite el teletrabajador y, en la medida de lo posible, pedirá referencias a otras empresas. Para garantizar el éxito del proceso de selección es importante que sea riguroso, ya que puede ser el inicio de una colaboración frecuente entre empresa y teletrabajador. Los objetivos de la tarea a realizar deben ser concretos, asequibles e inteligibles.

Una vez realizada la selección del teletrabajador, teniendo en cuenta su disponibilidad, formación, experiencia, equipamiento y las referencias recibidas si las hay, la empresa debe realizar un escrito con la definición más clara posible de las tareas concretas que se le asignarán al teletrabajador, así como una relación detallada de la fecha o fechas de entrega.

El siguiente paso es hacer llegar este pedido al profesional seleccionado, para que éste elabore un presupuesto. El profesional o teletrabajador elaborará el presupuesto considerando diversos aspectos: las horas a dedicar, el esfuerzo requerido, la modalidad de pago, la urgencia de entrega, el gasto a asumir (Internet, teléfono, fax, transportes, en el caso de que sean necesarios...), la calidad con la que efectuará la tarea, etc. Una vez realizado el presupuesto, que ha de ser expuesto de manera rigurosa y detallada, el teletrabajador lo enviará a la empresa para que ésta lo apruebe.

La empresa o emprendedor sopesará los pormenores del presupuesto y, en el caso de estar de acuerdo, se aclararán las últimas dudas con el teletrabajador y se dejará el trabajo en sus manos. Sin embargo, la empresa nunca debe desentenderse de las tareas una vez puestas en manos del profesional o teletrabajador, puesto que es muy frecuente que surjan dudas y problemas a resolver sobre la marcha. Además, en muchos casos, el teletrabajador realiza actividades complejas, que requieren un gran entendimiento con la empresa, como es el caso de diseñadores gráficos y de webs, por ejemplo. En ocasiones la definición de los trabajos es exacta y demostrable empíricamente, mientras que en otros casos las actividades están sujetas a criterios de talante más interpretativo, en los que juega un papel determinante la química y entendimiento entre empresa y profesional. Por ello, la compañía no debe descuidar la actividad del teletrabajador, realizando un seguimiento periódico de la evolución de su trabajo y corrigiendo a tiempo los posibles fallos, ya que, de lo contrario, podría no cumplirse la fecha de entrega

Tras haber recibido el trabajo y haberse asegurado de que éste responde a sus exigencias cualitativas, la empresa efectuará los pagos acordados por escrito sin retrasarse en las fechas y cumpliendo con la modalidad previamente establecida. Es importante para la compañía conservar los datos de contacto del teletrabajador para futuras colaboraciones, en el caso de haber quedado satisfecha con los resultados obtenidos.

Navega estos sitios que te orientarán e informarán en los pasos a seguir

Cámara Argentina de Comercio Electrónico - Programas de Teletrabajo
http://www.cace.org.ar

MundoTeletrabajo – Noticias, Testimonios, casos de éxito y capacitación
http://www.mundoteletrabajo.com

ConsultaLine – La Primer Plataforma de Teletrabajo en América Latina
http://www.consultaline.com

Bolsa de Teletrabajo – Un lugar para contratar teletrabajadores
http://www.bolsadeteletrabajo.com

Consultagroup – Negocios y Teletrabajo aplicado a profesionales y empresas
http://www.consultagroup.com

Ideapyme – Programas y talleres de teletrabajo para empresas
http://www.ideapyme.org.ar

WorkBox – Capacitacion por Internet en Teletrabajo, teleservicios y nuevas tecnologias aplicadas al trabajo
http://www.workbox.com.ar

CICOTEL – Centros Integrales de Consulta y Teletrabajo – Un lugar donde teletrabajar y obtener teleservicios.
http://www.cicotel.com

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Beneficios de el Teletrabajo para las empresas

n un mundo en donde los espacios físicos se vuelven escasos y costosos, en el que el traslado cuesta muchas horas, dinero y desgaste, y en donde es imperativa la necesidad de descentralización para mejorar la calidad de vida de las personas, la tecnología ofrece soluciones que permiten a la gente ser productiva aun cuando se encuentre distante de sus oficinas, clientes, proveedores y otras entidades significativas para su negocio o empleo.

El término teletrabajo o telecommuting se refiere a un estilo alternativo de trabajo que permite a sus adeptos ser más productivos sin necesidad de desplazarse constante y, a veces, inútilmente. Es una tendencia creciente en el mundo industrializado (sobre todo en países como Estados Unidos, Inglaterra y Suecia), aunque en México se encuentra todavía en una fase inicial de adopción.

Realizar teletrabajo significa utilizar instrumentos tecnológicos como una computadora, una línea telefónica y un módem para establecer una relación productiva con terceros, sin necesidad de desplazamiento físico.

Existen varios términos que se relacionan en este sentido:

Teletrabajo. Es un vínculo entre el hogar y la oficina que permite a empleados y ejecutivos de una empresa tener más flexibilidad al trabajar desde su casa. Puede ser una solución de tiempo completo, o una que esté disponible como alternativa adicional para asegurar la productividad fuera de horas de oficina, en casos de mal tiempo; cuando no puedan cumplirse los horarios establecidos o cuando la oficina está muy lejos del hogar. Para este esquema, es ideal contar en casa con una computadora, una impresora, fax/módem, acceso a Internet y una línea dedicada para hacer y recibir llamadas relacionadas con el trabajo.

  • Cómputo móvil. Implica el uso de una computadora portátil (notebook) que puede conectarse con una oficina central. Esta le permite trabajar en el campo, directamente con los clientes, brindándoles la información necesaria gracias a la conexión con su oficina a través de su equipo portátil. Muy común en el área de ventas.

  • Oficina remota. Vincula a la oficina principal con sucursales pequeñas en otras localidades y brinda a los empleados un acceso ágil a sistemas, archivos y herramientas disponibles en la oficina principal.

  • Oficina Virtual. Cada empleado cuenta con una computadora portátil y, al llegar a la oficina principal de la empresa o a su casa, tiene oficinas que cuentan con la posibilidad de conectar su computadora y rutear su extensión telefónica, de modo que, independientemente de dónde se encuentre, siempre contará con información y comunicación garantizadas.

    Bajo cualquiera de los esquemas anteriores, las ventajas de emplear el telecommuting redundan en grandes beneficios para la empresa:

  • Incrementa la productividad de sus ejecutivos (desde cinco hasta 40 por ciento, según un estudio de la empresa trsnacional Bell Atlantic).

  • Reduce la necesidad de espacio, lo que conduce a reducciones significativas en gastos fijos.

  • Incrementa el atractivo de la empresa para empleados que requieren flexibilidad.

  • Reduce costos asociados al uso de instalaciones (energía, limpieza, mantenimiento, etcétera).

  • Incrementa la productividad, ya que se puede ocupar más tiempo trabajando que trasladándose (sobre todo en grandes ciudades).  El ahorro de tiempo es un factor de extrema importancia.

  • Incrementa las posibilidades económicas en áreas rurales (hace posible la descentralización).

  • Menos problemas de convivencia entre empleados

  • Mayor productividad debido a la implantación del trabajo por objetivos.

  • Menor costo por puesto

  • Menor infraestructura necesaria

  • Más acceso a profesionales de alto nivel

  • Eliminación de control horario

  • Mejora de plazos de entrega

  • Posibilidad de modificar horarios de trabajo

  • Eliminación del absentismo laboral

  • Implementación de las Nuevas Tecnologías de la información, ya que la empresa que contrata teletrabajadores está obligada a disponer de equipos adecuados para poder realizar un trabajo ágil.

  • Reducción de costos: la creación de un puesto de teletrabajo resulta un 50% más barato que un puesto presencial.

  • Facilidad de expansión geográfica

  • Crecimiento sin cambios estructurales

  • Mejor aprovechamiento de los puestos de trabajo, que pueden ser compartidos por distintos trabajadores.

  • Posibilidad de estar "más cerca del cliente"

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